Datenschutz
Dies ist das Hinweisgebersystem. Über dieses können durch Beschäftigte, Kund*innen, Geschäftspartner*innen oder sonstige hinweisgebende Personen Verdachtsfälle von Verstößen gegen Gesetze und interne Regeln an die interne Meldestelle erfolgen. Das Hinweisgebersystem ist Teil des Protekto Compliance Management Systems.
Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist (nachfolgend auch Organisation):
Protekto Service GmbH, Fleethörn 7, DE-24103 Kiel, E‑Mail: info@protekto.de
Welche Daten werden verarbeitet?
Die Nutzung des Meldeportals erfolgt auf freiwilliger Basis. Bei Hinweisen werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet
· hinweisgebende Person: Name (sofern Sie Ihre Identität offenlegen), Kontaktdaten (sofern Sie diese zur Verfügung stellen
· Von Vorfällen betroffene Personen: Vor- und Nachname, Informationen über Vorfälle und Verdacht auf Gesetzesverletzungen und Regelverstöße
· Zeug*innen und/oder Dritte, welche im Hinweis genannt werden (z.B. Kund*innen, Lieferant*innen, Kolleg*innen oder Geschäftspartner*innen): Vor- und Nachname, Kontaktdaten
· hinweisgebende Person: Name (sofern Sie Ihre Identität offenlegen), Kontaktdaten (sofern Sie diese zur Verfügung stellen
· Von Vorfällen betroffene Personen: Vor- und Nachname, Informationen über Vorfälle und Verdacht auf Gesetzesverletzungen und Regelverstöße
· Zeug*innen und/oder Dritte, welche im Hinweis genannt werden (z.B. Kund*innen, Lieferant*innen, Kolleg*innen oder Geschäftspartner*innen): Vor- und Nachname, Kontaktdaten
Wofür und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?
Die oben genannten Daten werden zum Zwecke der Aufdeckung und Prävention schwerwiegender Missstände und Vermeidung und Abwehr von besonders einschneidenden bzw. existenzbedrohenden Rechtsfolgen und Schäden sowohl für unsere Organisation (Strafverfolgung, Schadensersatzforderungen, Imageschaden, Aufsichtsmaßnahmen) als auch für unsere Beschäftigten verarbeitet. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist unsere rechtliche Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs 1 lit c DSGVO zur Einhaltung der Vorgaben des § 10 Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG).
Wer erhält meine Daten?
Im Rahmen der Prüfungen, Untersuchungen und zu treffenden Abhilfemaßnahmen kann es erforderlich sein, Informationen zu einem gemeldeten Vorfall an externe Berater*innen (z.B. juristische Berater*innen) oder an die zuständigen Behörden zu übermitteln.
Der technische Betrieb dieses Hinweisgebersystems erfolgt durch den spezialisierten Software-Dienstleister iComply GmbH, Große Langgasse 1a, DE-55116 Mainz, in unserem Auftrag.
Welche Datenschutzrechte stehen Ihnen zu?
Sie haben das Recht, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten über die über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger*innen und den Zweck der Datenverarbeitung. Bei Vorliegen berechtigter Gründe haben Sie das Recht der Verarbeitung zu widersprechen (Widerspruchrecht). Zusätzlich haben Sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten, das Recht auf Löschung personenbezogener Daten, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten, das Recht auf Datenübertragbarkeit. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden. Schließlich haben Sie die Möglichkeit einer Beschwerde bei einer datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde, wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in irgendeiner Weise verletzt worden sind.
Im Rahmen der Prüfungen, Untersuchungen und zu treffenden Abhilfemaßnahmen kann es erforderlich sein, Informationen zu einem gemeldeten Vorfall an externe Berater*innen (z.B. juristische Berater*innen) oder an die zuständigen Behörden zu übermitteln.
Der technische Betrieb dieses Hinweisgebersystems erfolgt durch den spezialisierten Software-Dienstleister iComply GmbH, Große Langgasse 1a, DE-55116 Mainz, in unserem Auftrag.
Welche Datenschutzrechte stehen Ihnen zu?
Sie haben das Recht, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten über die über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger*innen und den Zweck der Datenverarbeitung. Bei Vorliegen berechtigter Gründe haben Sie das Recht der Verarbeitung zu widersprechen (Widerspruchrecht). Zusätzlich haben Sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten, das Recht auf Löschung personenbezogener Daten, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten, das Recht auf Datenübertragbarkeit. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden. Schließlich haben Sie die Möglichkeit einer Beschwerde bei einer datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde, wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in irgendeiner Weise verletzt worden sind.
Wie lange werden die personenbezogenen Daten gespeichert?
Die Dokumentation von Hinweisen und darin enthaltene personenbezogene Daten werden grundsätzlich drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Dokumentation kann in Einzelfällen länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.